Praxisbeispiel Jobcenter
Das Jobcenter der Stadt Münster erzeugt täglich tausende Dokumente, die gedruckt, kuvertiert und als PDF/A archiviert werden müssen. BEWO Systems entwickelte hierfür eine praktische Lösung“, sagt Ralf Bierstedt, Amtsleiter des Jobcenters Münster. Stefan Schoenfelder, Betriebsleiter der citeq findet besonders erwähnenswert, „dass fehlerhafte und unvollständige Dokumente erkannt und somit gar nicht erst gedruckt werden.“
Herausforderung
- OPEN/PROSOZ Verfahren: Nur Einzeldokumente im Word-Format
- Archivierung der Dokumente als PDF/A
- Sortierung der zu druckenden Dokumente nach Postleitzahlen
- Nur formal korrekte Dokumente mit einem bestimmten Dateinamen (.._zd_.doc = zentraler Druck) dürfen gedruckt werden
Ziele
- Integration in das OPEN/PROSOZ Verfahren
- 6 Portoklassen
- Separate Verarbeitung für 6 Verwaltungsstellen des Jobcenter Münster
- Vollautomatische nächtliche Verarbeitung
- Sicherstellen, dass nur formal korrekte Dokumente gedruckt werden
- Prüfung auf vollständige und postalische korrekte Adresse
- Kurze Verarbeitungszeiten
- Skalierbare, erweiterbare Lösung
Smart Solution
- Konvertierung der Dokumente nach PDF/A bei gleichzeitiger Prüfung auf formale Fehlerfreiheit
- Zuführung aller Dokumente für die Archivierung
- Portooptimierte Aufbereitung der „ZD“-Dokumente für das Druckcenter
- Vollautomatische nächtliche Verarbeitung ermöglicht sofortiges Drucken und Versenden bei Arbeitsbeginn
- Flexibel konfigurierbar, um weitere Verwaltungsstellen erweiterbar
